Aufträge beenden / kontrollieren und verrechnen
Das Auftragssystem beinhaltet nebst dem Stufen geführten Eröffnungs-und Bearbeitungsverfahren auch ein stufengerechtes Kontroll-und Verrechnungsverfahren. Die Aufträge welche im WMGR bearbeitet werden, sind nach beenden der Werkstatt durch die Werkstattleitung und nachbearbeitenden Administration bis zur Geschäftsleitung und Buchhaltung kontrolliert zu durchlaufen. Je nach Unternehmensstruktur ist dieser Prozess wählbar. Die folgende Anweisung erläutert den Grundprozess des WMGRS zur Abschliessung der Aufträge im System.
Der grobe Ablauf eines beendeten Auftrags im System verläuft folgend:
Auftrag auf Status beendet setzen: Durch Werftmitarbeiter/ Mechaniker
Beendete Aufträge kontrollieren / ergänzen: Erste Kontrolle (je nach Unternehmensstruktur) des Material, Arbeitszeit, Ausgeführte Tätigkeit, allgemeine Kontrolle, Status ändern auf Vorkontrolliert.
Vorkontrollierte Aufträge kontrollieren / ergänzen: Zweite Kontrolle (z.B. GL) Aufträge abrufen, Auftragslage kontrollieren, Preise und Offerten vergleichen / kontrollieren, Texte kontrollieren, allfällige Rabatte vergeben, nach Bedarf Kunde nachinformieren, nötige Auswertungen tätigen, Auftragsdaten und Bootsdaten kontrollieren. Auftrag zur Endkontrolle freigeben.
Kontrollierte Aufträge verrechnen: Kontrollierte Aufträge abrufen, allfällige Nachkontrollen tätigen wenn definiert, Aufträge über Statusänderung verrechnen, Rechnung verschicken gemäss Firmensystem (Elektronisch oder via Post). Auftragsdaten werden in Buchhaltungssoftware übernommen.
Aufträge nach Status abrufen
Nach dem Sie sich eingeloggt haben, erscheint automatisch die Übersicht aller offenen Aufträge. Wählen Sie bei der Sparte Status die gewünschte Statusart aus und bestätigen Sie mit der Taste Enter. Nun werden Ihnen alle Aufträge in diesem Bereich angezeigt. Diese können Sie nun Systematisch abarbeiten und durch die Statusänderung weitergeben. Die Rapporte werden wie gewohnt mit dem Bleistift geöffnet.
Auftrag Grunddaten kontrollieren
Nach dem Öffnen des Auftrages können Sie im Maskenkopf die Grunddaten des Auftrages kontrollieren. Im Mittleren Teil des Rapportformulars können Sie die Vereinbarungen und Ihren Stand prüfen. Nachdem Sie diese Daten kontrolliert haben können Sie die Detailansicht zur Kontrolle der Unteraufträge öffnen. Mit den verschiedenen Registern im Mittleren Teil des Rapportes können Sie sich Infos zum gesamten Arbeitszeitaufwand oder Materialaufwand verschaffen sowie allfällige Interne Notizen zum Auftrag sowie bestehende Kostenvoranschläge oder Anhänge usw. ansehen und bearbeiten.
Unterauftrag/Unteraufträge kontrollieren, Material bearbeiten
Sobald Sie die Detailansicht geöffnet haben, können Sie die Untertaufträge einzeln über das Auswahlfeld oben links auswählen. Im mittleren Teil der Ansicht können Sie die Texte des Unterauftrags kontrollieren, alles was rot erscheint wurde vom Mitarbeiter verändert oder ergänzt. Indem Sie die Zeile hinten mit dem Häkchen bestätigen übernehmen Sie den angepassten Auftragstext des Mitarbeiters in den Rechnungstext. Über die Trennzeichen können Sie die Texte für die Rechnung nach Wunsch zusammenfügen. Prüfen Sie auch hier noch einmal die internen Notizen zum Auftrag oder des Weiteren zum Unterauftrag welche Vorgängig erstellt wurden vom Auftragseröffner oder Mitarbeiter.
Im unteren Teil der Ansicht können Sie das Material, die Arbeit und diverse Kopf und Fusszeilen bearbeiten. Möchten Sie bei einem aufgeführten Material einen Rabatt vergeben so tätigen Sie das im Feld verrechnet und geben Sie dort mit einem Doppelklick ein zu verrechnender Prozentsatz ein (z.B. 70% verrechenbar = 30 % Rabatt) weiter können Sie den Artikeltext überschreiben, das Material in die Serviceteile auf der Bootsmaske übertragen oder Artikelpositionen verschieben sowie ausblenden. Mit dem grünen Pluszeichen können Sie weitere Artikel buchen, mit dem roten Kreuzfeld den ausgewählten Artikel löschen.
Arbeitszeit kontrollieren und bearbeiten
Nachdem Sie das Material kontrolliert haben können Sie die Arbeitszeit pro Unterauftrag kontrollieren und allfällige Anpassungen vornehmen. Wichtig ist das Sie bei einer Korrektur grundsätzlich keine Zeitbuchungen löschen (Ausser diese wurden am falschen Auftrag oder Unterauftrag getätigt dann ist es wichtig diese nach dem löschen am richtigen Unterauftrag wieder am richtigen Ausführungsdatum und betroffenen Mitarbeiter einzugeben, sonst stimmt die Zeitrechnung nicht mehr).
Wenn Sie die Zeitbuchungen für die Rechnungsstellung anpassen möchten können Sie diese über das Feld verrechenbar tätigen. Geben Sie dort an wie viel % von der jeweiligen Zeitbuchung verrechnet werden soll. Diese Anpassungen sind später für den Kunden auf der Rechnung nicht sichtbar. Wenn Sie einen sichtbaren Rabatt auf die getätigte Arbeit ausweisen möchten, so machen Sie dies über die Materialbuchung und Tätigen eine Minusbuchung welche Sie als Rabatt Arbeitszeit ausweisen.
Ist die Arbeit beispielsweise in einer Pauschale in den Materialbuchungen eingerechnet so können Sie die geleistete Arbeitszeit mit dem Knopf keine Arbeitszeit verrechnen ausblenden. Die Arbeitszeit wird trotzdem in die Zeitabrechnung einbezogen.
Das Total der geleisteten Arbeiten am Auftrag entnehmen Sie in der Hauptansicht des Rapportes unter Arbeitszeit.
Kopf-und Fusszeilen bearbeiten
In den Kopf-und Fusszeilen können Sie jeweils Texte an den Kunden erfassen. Diese können Sie pro Auftrag manuell eingeben oder mittels Textbaustein (welche im WMGR unter Administration erfasst wurden) mit einem Doppelklick in das Textfeld eingeben. Sie haben auch die Möglichkeit verschiedene Kopf-und Fusszeilen für Kostenvoranschläge oder Auftragsbestätigungen zu erfassen. Wenn Sie jeweils nur die allgemeinen Kopf-und Fusszeilen mit Text versehen haben werden diese auch für die KV und AB`s übernommen.
Sobald Sie alle Eingaben getätigt haben können Sie die Rechnung via Rechnungsvorschau grafisch kontrollieren.
Allfälliger gesamt Rabatt, Status ändern und Weitergabe zur Verrechnung
Im Feld Rabatt oben in der Maske können Sie nach Wunsch auch einen Rabatt über den ganzen Auftrag vergeben. Haben Sie nun alle Kontrollarbeiten abgeschlossen und der Auftrag kann weitergegeben werden, dann geben Sie den Auftrag mit Status ändern weiter oder wählen Sie ein Status an wenn dieser nicht zur nächsten Statusart weitergereicht werden soll
